그리팅(Greeting)’과 함께 채용 관리 늪에서 벗어나자!


A기업의 인사 담당자 '채용도' 씨는 오늘도 입사 지원 서류더미에 깔려 있다. 공고를 올린 직후 메일함에 쌓이는 이력서들을 보면, 해리포터가 생일 날 맞이한 호그와트 입학 원서 다발이 연상되곤 했다. 다른 점이라면 해리포터에서는 그 초대장이 해리 인생의 전환점이 되는 종이였지만, 채용도 씨에게는 불행의 시작점이라는 거였다. 이력서들이 자신을 향해 날아오는 환상을 지우기 위해 채용도 씨는 고개를 저었다.

 “할 수 있다…!”

만성 용량 부족 증상에 시달리는 메일함을 가엽게 바라본 채용도씨는 짧은 한숨을 내쉬고 자기 암시를 걸며 일을 시작했다. 각종 채용 사이트에 분산된 지원자 정보를 하나하나 엑셀로 내려 받아 지원 서류 1차 필터링을 시작했다. 작업은 늦은 새벽이 되어서야 끝났다. 대략 1000명의 지원자 중 300여명을 골라냈으니 나쁘지 않은 성과였다. 하지만 본격적인 채용 절차는 아직 시작되지도 않은 건 조금 문제였다. 인사팀 일을 시작한지 이제 몇 달 되었지만, 아무리 생각해도 이건 옳지 않았다.

 “이걸 조금 효율적으로 할 방법 없을까…?”

채용도 씨는 300개의 지원서를 바라보다, 검색을 시작했다. 그리고 마침내, 그는 답을 찾아냈다. 두들린의 ‘그리팅(Greeting)’이었다.


그리팅이 뭔가요? 그라탕은 아는데요.

‘그리팅’은 스타트업 두들린에서 서비스하는 채용 관리 솔루션(Applicant Tracking System, ATS)이다. ATS는 채용에 관련된 모든 프로세스를 일괄 처리할 수 있는 시스템으로 기업의 채용 과정을 정돈된 형태로 제공해 수월하게 만들어주며, 채용에 드는 시간도 획기적으로 줄여준다.

일반적으로 채용 과정은 크게 ‘채용 공고 등록→지원자 원서 접수→서류 확인→실무진 평가→면접 일정 알림→면접 진행→결과 통보’로 이뤄진다. 그리팅 또한 공고 등록부터 결과 통보에 이르는 모든 과정을 지원하며, 전부 기업의 니즈에 맞게 커스터마이징 가능한 방식으로 제공된다. 여기에 더해 기업이 자사의 채용 과정 및 채용 결과를 한 눈에 볼 수 있는 채용 데이터 분석과 공고 페이지 무료 제작 서비스도 지원한다. 아래에서 그리팅 서비스를 더 자세히 해부해 보자.


어렵지 않아요, 고객이탈율 1%의 쉽고 효과적인 솔루션

1. 그리팅 시작

채용도 씨는 그리팅을 시작하자마자 직관적인 디자인과 자유로운 편집이 특징임을 알게 됐다. 채용도 씨가 빠른 회원가입을 마친 뒤, 워크스페이스를 생성했다. 다음 단계는 채용 사이트 및 공고 링크 설정이었다.

▲워크스페이스명 설정과 채용사이트 도메인 설정


이곳에서 정한 링크 주소는 앞으로 지원자가 방문하게 될 채용 사이트와 공고의 링크로 설정된다.

▲새 멤버 초대

채용도 씨는 팀원과 함께 HR과정을 진행하기 위해 워크스페이스의 멤버 초대 기능을 사용했다. 워크스페이스의 소유자 또는 관리자 권한을 가진 이용자가 ‘설정→멤버→+새 멤버 초대’ 단계로 버튼을 누르면, 초대할 멤버의 이메일을 입력하는 창이 뜬다. 이 기능을 통해 간단히 채용 담당자를 추가로 지정할 수 있다. 워크스페이스별 권한을 설정하는 것 또한 가능하다. 채용도 씨는 나평가 씨를 초대했다.


2. 공고생성 페이지

다음은 채용 과정의 두번째 단계이자 실질적으로 구인을 시작하는 ‘공고 생성’ 페이지다. 그리팅의 공고 생성 과정은 크게 ‘공고 작성→채용팀 구성→채용단계 구성→추가 설정’의 4단계로 진행된다. 각 단계에서 필요한 세부 설정도 커스텀이 가능하다. 아래에서 자세하게 살펴보자.

▲새 공고 작성하기

채용도 씨는 가이드라인을 따라 채용 공고를 만들기 시작했다. 설문지 양식처럼 생긴 생성 화면이 뜨는 것을 흥미롭게 바라봤다.

“요즘 세상이 참 좋아졌단 말이야?”

39살 채용도 씨가 모니터를 바라보며 중얼거렸다.


(1) 공고 작성 단계에서는 기본으로 기입하는 채용 직군, 경력사항, 고용형태, 근무지 및 원격근무 선택, 공고 마감기한 등을 설정할 수 있다.

 (2) 다음 단계는 그리팅의 최대 강점인 지원자 접수 부문이다. 그리팅은 생성한 하나의 공고 링크를 배포하는 방식으로 다수 채용 플랫폼으로 접수되는 지원자 정보가 모두 그리팅에 등록되도록 만들었다.

지원자는 홈페이지 지원 방식을 통해 접수할 수 있으며, 버튼을 클릭하면 그리팅 공고 링크로 이동하는 원리다. 현재 그리팅과 채용서비스가 연동된 곳은 잡플래닛, 프로그래머스가 있으며, 링크 방식으로 지원자 정보를 가져올 수 있는 곳은 사람인, 잡코리아, 인크루트, 피플앤잡, 캐치, 슈퍼루키, 게임잡 등이다.


▲ 사람인 공고 게시 안내 -1

구인 플랫폼 ‘사람인’을 예시로 들면, 사람인에 공고 등록 시 지원 접수 방법에서 홈페이지만 활성화한 후, 그리팅 공고 링크를 입력하면 된다.


▲ 사람인 공고 게시 안내 -2

이외에도 원티드 및 로켓펀치와 같이 지원자들이 플랫폼 내에서 지원해야 하는 경우에는, 그리팅에서 무료로 제공하는 크롬 확장 프로그램 형태의 그리픽(Greepick)을 통해 활용할 수 있다.(그리픽에 대해 더 알아보기)


이 기능을 통해 채용 담당자들은 여러 플랫폼을 오가며 데이터를 수기 입력하던 번거로움에서 해방됐다. 이 기능을 알게 된 채용도 씨가 환호성을 질렀다. 늪에서 빠져나갈 구멍이 조금씩 보이고 있었다.



3. 지원자 이력서 확인 및 평가

다음 단계에서는 채용 과정에서의 첫 번째 단추가 되는 지원자의 이력서관리와 평가를 할 수 있다. 기존에는 담당자가 지원자의 이력서나 증명서를 다운받은 후, 평가를 남기고 엑셀 같은 프로그램으로 정리했다. 이 과정에서 데이터가 누실되거나, 평가가 정확히 되지 않는 경우도 있었다. 그리팅은 파일을 따로 다운로드할 필요 없이 지원서류를 열람하고 동료들과 빠르게 평가를 진행할 수 있다.

▲지원자 평가 예시

▲ 지원서류 파일명 양식을 자동 통일해주는 기능이 있다.


이후, 그리팅에서는 여러 플랫폼을 통해 접수된 지원자 정보와 이력서를 한 번에 보고 관리할 수 있다. 또한, 포트폴리오나 이력서 등 제출한 서류를 다운로드하지 않고도 미리보기로 볼 수 있다는 장점이 있다.

여기까지 그리팅을 체험한 채용도 씨가 중얼거렸다.

“이런 정보들이 외부에 유출되면 큰일날 것 같은데? 개인정보는 어떻게 관리하는 거지?”

39살 채용도씨는 문명의 이기를 의심했다. 그리팅은 너무 편리했지만, 오히려 그 편리함이 불신을 일으켰다. 그러나 두들린은 이런 우려사항을 확실히 정리했다. “두들린은 그리팅 서비스의 정보보호 신뢰성 및 안정성 확보를 위해 적극적으로 힘쓰고 있다. 정보보호 관리체계(ISMS) 인증을 취득하기도 했으며, 앞으로도 4,000곳 이상의 고객사 정보보호에 만전 기울일 계획임을 밝혔다. 이러한 두들린의 철학이 묻어나는 섬세한 기능도 이미 많다. 예를 들어, 두들린은 공고 내 채용 담당자 계정에서만 지원자를 직접 등록할 수 있도록 제약을 두었으며, ‘민감한 정보 가리기’ 같은 것들이 있다. ‘개인정보 자동 파기’로 지원자에게 고지하고 있는 개인정보 보유기간에 맞춰 자동 파기 기능을 제공해 사후 처방까지 확실히 하고 있다. 또한, 그리팅은 한국인터넷진흥원(KISA)의 ISMS 인증도 획득했다.(그리팅, 한국인터넷진흥원 ISMS 인증 획득!)


홈페이지의 보안 부문 설명을 읽은 채용도 씨는 그제야 의심을 조금 내려놨다.


“그럼, 이제 평가를 해볼까?”

▲ 평가

▲ 평점 및 평가 텍스트 영역

지원자의 이력서와 자료를 보면서 동시에 오른쪽의 평가 창으로 화면을 오가지 않고도 지원자 평가가 가능하다. 또한, 그리팅은 기업의 채용 니즈에 맞게 평가 과정도 커스터마이징할 수 있다. 평가 항목을 세분화하고 다양한 점수 체계를 만들 수 있으며, 이를 통해 구직처에서 필요로 하는 인재의 능력에 대한 적합한 평가가 가능하다. 커스터마이징의 예시로는, 1차 서류 평가, 2차 사전 면접 3차 컬처핏과 같은 방식으로 과정을 구성하는 것이 있다.


▲ 메모

공식적인 평가 전, 담당자들끼리 빠른 의사소통이 가능한 메모와 퀵노트 기능도 있다.


채용도 씨와 나평가 씨는 서합격 씨에 대한 평가를 각각 남겼다.

[UI, UX에 대한 이해도가 높아보임. 블루닷 공모전 수상경력이 인상적임.]

[사용자 친화적 디자인을 강조함. 자사와 방향성이 맞아 보임.]


서로의 메모를 확인한 채용도 씨와 나평가 씨가 감격에 차서 동시에 외쳤다. 이렇게 빠르게 의견을 주고받을 수 있다니. 그간 일정을 맞추며 회의실에서 만나 진행한 회의 시간들이 자연스럽게 떠올랐다.

“이거지!”


4. 면접 일정 조율

마지막은 그리팅의 꽃과 같은 지원자와의 커뮤니케이션을 위한 기능이다. 면접 일정을 조율할 때는 면접 응시 인원이 적다고 하더라도, 회사의 상황에 따라 개별적으로 일정을 잡는 경우가 많다.

그리고 날짜가 확정된 이후에도 여러 요인으로 돌발 상황이 생길 수 있다. 만약 일정을 변경할 일이 생기면 담당자는 다시 한번 면접 대상자와 일일이 연락해 일정을 전체적으로 손봐야 한다. 면접일정을 잡아야 하는 대상자가 몇 명 수준이 아니라면 드는 품도 만만치 않다. 그리팅은 이런 문제를 손쉽게 해결할 수 있다. 백문이 불여일견이라는 말이 있다. 면접 일정 조율 과정은 아래의 이미지로 설명한다.

채용도씨는 두근거리는 마음으로 마지막 단계를 사용하기 시작했다. 나평가씨는 화요일 오후 2시, 서합격씨는 오후 4시 이후……. 그렇다면 걸러진 시간대는 화요일 오후 4시 이후와 금요일 오전 11시였다. 채용도씨는 시간을 확정하고 지원자에게 면접 요청 연락을 보냈다.

▲ 단일 지원자 면접 요청 - 1


또한, 그리팅은 구글 캘린더를 연동해 간단하게 면접 일정을 조율할 수 있다. 채용도 씨는 그리팅을 사용한 뒤로 면접자와 불필요한 통화를 한 번도 하지 않았다. ‘면접 장소’에선 면접을 진행할 장소를 기재할 수 있기 때문이다. 면접 관련 정보를 담은 이메일 발송도 손쉽게 할 수 있다. 전화번호가 등록된 지원자에게 메일을 발송하면, 카카오톡 알림 메시지까지 발송할 수 있다. 구글 캘린더와 연동하면, 화상 면접 링크도 곧바로 생성할 수 있다. 채용도 씨는 이 기능을 통해 비대면 면접까지 시도해보기로 했다. MZ세대에 발 맞추는 인사 담당자가 된 것 같아 뿌듯했다. 그리고 그리팅에는 결과 통보를 위한 이메일 발송 기능도 탑재돼 있다. 면접 이후의 결과도 손쉽게 알릴 수 있다.

또한, 그리팅은 시험, 면접 등 채용 과정에서 기업에 필요한 서비스를 최대한 제공하기 위해 ORP연구소의 인적성검사, 뷰인터HR(AI 면접), 시프티(인사관리 솔루션)와도 서비스를 연동했다. 그리팅에 접수된 지원자 정보는 인적성검사, AI 면접, 인사관리 솔루션으로도 쉽게 연동이 가능하다.


대표님, 그리팅 도입 안건에 대한 결재를 부탁드립니다!

여기까지 그리팅을 사용한 채용도 씨는, 문서를 하나 작성하기 시작했다. 그리팅 도입 건에 대한 결재를 요청하기에 앞서 두들린을 설명하려는 내용이었다.

 

<’두들린’은 모두가 나에게 꼭 맞는 일을 하는 즐거움과 기쁨을 느낄 수 있도록 틀에 박힌 방식으로 진행돼 왔던 채용 문화를 바꾸고자 하는 기업입니다. 두들린은 기업의 업무와 인재상에 적합한 인재가 정확히, 편리하게 입사할 수 있게 하며 즐거운 HR문화를 만들기 위해 노력 중이며, 그 결과물이 ‘그리팅’서비스입니다.

현재 LG디스플레이, 카카오게임즈. 넥슨, 컬리 등 약 4000개 기업이 그리팅을 이용해 채용 경쟁력을 강화하고 있으며, 고객사의 채용 분야 분포 또한 다양합니다. 다수 스타트업이 이용하는 만큼 개발직 채용 공고와 지원 비율이 높은 특징도 있습니다. 그리팅을 체험한 대부분의 기업은 만족도가 높습니다.

지난 2년 동안 86만명의 인재가 그리팅을 통해 지원했으며, 그 결과도 만족스러웠습니다. 그리팅 서비스의 고객 이탈률은 1~2% 내외이며, 실제 사용자의 만족도를 계량화한 순추천고객지수(NPS) 지수는 40점을 기록했습니다. 이는 수많은 서비스의 NPS 지수가 20점 수준에서 그치는 것을 고려하면 상당히 높은 점수입니다.

실제 이번 채용 과정에서 그리팅을 사용하며, 인사팀의 업무 효율이 높아져 채용이 아닌 다른 업무에 더욱 집중할 수 있었습니다. 요금제도 다양하게 제공되어 부담스럽지 않은 예산으로도 사용할 수 있습니다. 이번 그리팅 결재 안건에 대한 검토를 신중히 부탁드리는 바입니다.>


채용도씨는 만족스러운 미소를 지으며, 그리팅에 대한 연서 아닌 연서를 남겼다. 그리고 채용도씨는 알지 못 했지만, 그리팅은 내부 설득 자료를 만드는데 어려움을 겪고 있는 사용자를 위해 제안서를 만들어 주는 서비스도 제공하고 있다.


채용 업무는 객관적으로 공수가 많이 드는 작업이다. 두들린은 채용에서 시간이 가장 많이 드는 일들을 거의 없는 것처럼 할 수 있다고 소개한다. 조금 더 나은 채용 문화와 함께 따라오는 만족스러운 구인 과정까지. 그리팅을 도입하지 않을 이유가 있을까?


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